Sådan planlægger og afholder du effektive møder

Tags:

At afholde et godt møde behøver ikke nødvendigvis at være en svær disciplin, men kræver blot at både mødedeltagere og mødeledere er velforberedte og bidrager. Se her hvordan du undgår, at møder bliver en tidsrøver og ender med, at ingen ikke rigtig ved, hvad der blev besluttet.

Vi har samlet vores ti bedste tips til, hvordan du kan være med til at skabe en bedre og mere effektiv mødekultur på din arbejdsplads.

1. Udsend en dagsorden god tid i forvejen
Møder bør have en struktureret dagsorden, der giver retning og sikrer, at alle ved, hvad formålet med mødet er. Send gerne en dagsorden ud senest dagen før mødet, så alle deltagere har tid til at forberede sig.
2. Sørg for behagelig indretning
Behagelige rammer har som regel en positiv indvirkning på mødets deltagere – og effektiviteten. Overvej derfor hvilke behov I har, og hvad der skal til for at skabe de mest optimale rammer. Læs vores blogindlæg ’3 fif til et godt mødelokale’, hvis du vil have mere inspiration til, hvordan du indretter et velfungerende mødelokale.
3. Start og slut til tiden
Som mødeleder er det vigtigt at signalere, at du respekterer mødedeltagernes tid. Vær derfor opmærksom på at følge dagsordenen og undgå, at diskussionerne stikker helt af. Og husk i øvrigt, at du som mødeleder bliver væsentlig mere populær, hvis du slutter møderne et kvarter før det anførte tidspunkt frem for et kvarter efter. Det viser, at du har mødet under kontrol.
4. Sørg for at kaffen er klar
Hvis alle mødedeltagere først skal hente kaffe og vand, når mødet skal til at begynde, kan tiden hurtigt skride. Det er derfor en god ide at sørge for, at der er dækket op med vand og kaffe på forhånd. Hvis dit møde strækker sig over flere timer, bør du desuden overveje, om der er behov for yderligere forplejning såsom frokost eller måske et stykke chokolade.
5. Mød velforberedt op
Møder er til for at sætte gang i kreativiteten og idéerne eller at nå frem til en fælles beslutning. Det er derfor ikke kun mødelederen, der har et ansvar for at være forberedt til et møde. Som mødedeltager bør du sørge for at læse dagsordenen igennem på forhånd, så du ved, hvad formålet med mødet er og kan deltage aktivt. Medbring i øvrigt gerne en notesblok og en kuglepen, så du har mulighed for at notere ting du skal huske efterfølgende.
6. Vær åben og konstruktiv
Uenighed er en helt naturlig del af et møde, da mødedeltagerne ofte har forskellige meninger og erfaringer. Forsøg derfor at være imødekommende over for alles idéer og input. Det er meget nemmere at nå frem til en god beslutning, hvis tonen er konstruktiv.
7. Hold dig til dagsordenen
Denne problemstilling kan godt være lidt tricky. Du vil for alt i verden gerne undgå at mødet går over tid, men samtidig vil du også gerne sætte skub i både debat og kreativitet og sørge for at alle bliver hørt. Som mødeleder er det derfor vigtigt, at du ikke lader debatten løbe helt af sporet. Forhold dig generelt positivt og påskøn alle idéer og input men signaler samtidig, hvis det er ved at være tid til at afrunde en diskussion.
8. Del relevant data
Hvis du har specifikke data, statistikker eller lignende, der skal danne udgangspunkt for en debat på mødet, så sørg for at dele dem med deltagerne. Du kan f.eks. samle al information i en vedhæftet fil, som du sender ud sammen med mødeindkaldelsen, eller du kan præsentere det på en skærm i starten af mødet. Hvis mødedeltagerne hver især skal bidrage med data til mødet, så kan en løsning også været at oprette et delt dokument, som alle kan skrive i.
9. Kommunikér beslutninger klart og tydeligt
Efter et hvert møde bør du sikre dig, at alle mødedeltagerne har den samme forståelse af det, der er blevet gennemgået og besluttet. Du bør derfor sørge for, at alle beslutninger bliver kommunikeret klart ud – evt. gennem et referat eller kort opsummering af mødet.
10. Gå dig til gode idéer
Walk and talk-møder, hvor man holder et gående udendørs møde, kan være med til at booste både beslutninger og koncentration. Et studie på Stanford University har vist, at det kan øge deltagernes kreativitet med intet mindre end 60%, når man bruger walk and talk-metoden. Det behøver ikke, at være hele mødet, der afholdes på denne måde, men kan blot lægges ind som en del af mødet.

Har du nogle gode tips til at effektivisere møder, så del dem gerne med os i kommentarfeltet.

Skriv en kommentar


Din e-mail adresse vil ikke blive offentliggjort. Krævede felter er markeret med *